Hvilket elektronisk arkivmateriale skal vi langtidsbevare?

I Lavangen kommune er det besluttet å gjøre arkivuttrekk av all elektronisk lagret dokumentasjon. Grunnet kommunens størrelse vil dette la seg gjøre. Det vil dermed ikke gjøres en vurdering av hva som er bevaringsverdig før uttrekk. Denne planen må sees i sammenheng med oversikt over elektroniske systemer og deponeringsplan for elektronisk arkivmateriale

Følgende elektroniske avsluttede systemer skal det gjøres uttrekk fra:

ESA - arkivdel 2000-2008 og 2009-2019. I samarbeid med Arkiv Troms og Acos. Tidspunkt for arkivuttrekket blir klart så snart samarbeidet påbegynnes i 2023

Oppbevaring / deponering

Lavangen kommune har avtale med Arkiv Troms for deponering av elektronisk arkivmateriale.

I hvilke situasjoner skal vi ta uttrekk?

Ved periodisering og avslutning av elektroniske systemer og/eller hvis en arkivdel periodiseres eller avsluttes.

Når skal vi overføre ferdig arkivuttrekk til arkivdepot?

Når arkivuttrekkene er utført av AIKT blir uttrekkene sendt Arkiv Troms for godkjenning. Når godkjenning foreligger blir uttrekkene endelig deponert til Arkiv Troms.

 Ansvar for koordinering av arbeid

Arbeidet med å koordinere langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale ligger til Lavangen kommune, servicekontoret.

Ansvar for gjennomføring av de ulike delene av prosessen

Lavangen kommune i samarbeid med AIKT tar uttrekk fra avsluttede systemer.

Arkiv Troms kvalitetssjekker og godkjenner uttrekk før langtidsbevaring.

Finansiering

Kostnadene ved uttrekk og deponering av elektronisk arkivmateriale skal innarbeides i budsjett