Alle ledige stillinger både internt og eksternt i kommunen legges ut via Visma rekruttering. Søkerne logger seg inn og søker via link på kommunens hjemmeside

Dersom noen søker via andre kanaler (for eksempel epost) sender vi en mail tilbake med for eksempel følgende tekst:  

"Takk for din henvendelse, vi har endret våre rutiner vedr. søknader på ledige stillinger. Kun søknader mottatt elektronisk i vårt system vil bli vurdert. På Lavangen.kommune.no finner du oversikten over ledige stillinger, velg ledige stillinger øverst i menyen og følg anvisningen videre. Trenger du hjelp så ta gjerne kontakt."

Saksbehandlere i stillingsutlysningen, legges inn når stillingen produseres. Det er saksbehandlere som jobber på servicekontoret og oppvekstkontoret som står her og produserer både søkerlister og avslutter etter ansettelse.

Steg 1: Når søknader kommer inn

Stillingsannonsen genreres automatisk over til Acos og det opprettes en sak automatisk på stillingen. Saken får samme tittel som hos Visma så tittelen på saken i Acos må endres. Fra "Rekrutteringssak sykepleier" til "Ansettelse som sykepleier".

Søknadene genreres automatisk over til Acos (hver natt). Se kapittel "Overføring fra Visma rekruttering"

Når det er kommet søknader: Logg inn på Visma enterprise portal, velg Visma Unique Enterprise Web Lavangen. Velg HRM. Velg "Rekrutteringsadministrasjon". Finn den aktuelle utlyste stillingen. Høyreklikk på den aktuelle stillingen, velg "Brev" og deretter "Send bekreftelsesbrev". Det produseres nå ett brev til søker som sendes på epost til søker. For å se dette brevet, høyreklikk på den aktuelle stillingen, velg logg og brev. Liste dukker opp, om du høyreklikker kan du velge "vis brev". Brevet vises i PDF format.  Dette brevet vil bli overført til Acos natten etter, men dersom du ønsker å overføre det med en gang: Høyreklikk på den aktuelle stillingen, velg "sakarkiv" og deretter "overfør til arkivsystemet". Programmet jobber og det kommer varsel når overføringen er utført.

Steg 2: Navn kan ønskes unntatt offentlig

Søkeren kan ha klikket på alternativet " Jeg ønsker at navnet mitt blir unntatt offentliggjøring hvis mulig" eller ha skrevet det i søknaden. Dersom søkeren har gjort det, sendes det en mail til søker der teksten kan være:

"Vi viser til din søknad på ledig xxxxx- stilling.

I denne omgang ønsker vi en tilbakemelding fra deg i f.h.t. offentliggjøring av søknaden. Av din søknad framgår det at du har reservert deg fra at søknaden er offentlig. Ettersom det nå stilles strenge krav til om søknader på stillinger kan unntas off., finner vi det riktig å opplyse om at vi ikke finner hjemmel for at søknaden kan unntas offentlighet. Håper det er i orden for deg at søknaden er offentlig, og gi oss gjerne en tilbakemelding.

Vi vil sende utvidet søkerliste og gi nærmere informasjon om selve ansettelsesprosessen etter hvert."

 Steg 3: Produser søkerlister og brev

Når fristen er utløpt (husk at søknadsfristen er til kl 00.00 den aktuelle datoen, så vent gjerne til dagen etter) Logg inn på Visma enterprise portal, velg Visma Unique Enterprise Web Lavangen. Velg HRM. Velg "Rekrutteringsadministrasjon". Finn den aktuelle utlyste stillingen. Høyreklikk på den aktuelle stillingen, velg Rapporter - Søkerliste. Dette må gjøres i 2 omganger siden både offentlig forenklet søkerliste og unntatt offentlig utvidet søkerliste skal skrives ut. 

Gå inn på Acos og produser brev til søker og organisasjoner (Fagforbundet/Delta/Sykepleierforbundet/Utdanningsforbundet etc) Hvem som skal ha, avgjøres etter hvilken stilling som er utlyst. Alle stillinger skal til Delta og Fagforbundet, sykepleierstillinger skal til sykepleierforbundet og undervisningsstillinger skal til utdanningsforbundet i tillegg.  Leder for avdelingen skal også ha kopi av søkerlisten.

Brevet til søkerne kan ha følgende tekst:

 "Vi takker for din søknad på stilling som XXXXXX.
Utvidet søkerliste følger vedlagt.
Det gjøres oppmerksom på at den utvidede søkerlisten ikke er offentlig, jf. forvaltningsforskriften §15.   Dersom det er merknader til søkerlisten ber vi om en snarlig tilbakemelding.

Dette til en foreløpig orientering."

Brevet til organisasjoner kan ha følgende tekst:

"Vedlagt følger:

• Annonsetekst
• Utvidet søkerliste 

Ledig stilling som XXXX er kunngjort på Nav sine sider og Lavangen kommunes hjemmeside, med søknadsfrist den (dato/mnd/år). 
Innen søknadsfristens utløp hadde XX søkere meldt sin interesse for stillingen. En ber om organisasjonens eventuelle uttalelse.

Uttalelsesfrist: (dato/mnd/år)" 

Orgnanisasjonene får ca 1 uke frist. Når brevet med vedlegg til organisasjonen er klart, legges det i posthylla på postrommet - i tillegg sendes det en mail til de lokale lederne i forbundene. (hvem som er leder i de ulike organisasjonen står i "flipp-flapp" på servicekontoret)  Dette for å gjøre de oppmerksom på post som må hentes. Søkerlister sendes kun på papir, til både søkere og andre.

Steg 4: Innkomne uttalelser og merknader

Dersom det kommer merknader fra søkerne om noe er feil i søkerlisten, skal dette skannes inn på saken. Dersom det kommer uttalelser fra organisasjoner skal disse skannes inn på saken. Både merknader og uttalelser skal legges i saksmappen og være med til ansettelsesutvalgets møte. 

Steg 5: Ansettelsesutvalget

Innkalling og protokoll til møte produseres i Acos. Søker som får stillingen vil få telefon etter møtet, men ansettelsesbrevet må produseres når protokollen er klar via visma.

Steg 6: Ansettelsesbrev

Vent på skriflig svar fra den som er tilbyd stillingen. Scann/legg svaret inn på Acos Dersom søker takker nei, må det produseres et ansettelsesbrev til kandidat nr 2, dette finnes i protokollen fra ansettelsesmøte. Samme prosedyre som ovenfor.

Steg 7: Avslutt saken