Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Avtaler og kontrakter

Rutiner for behandling av kontrakter og avtaler for Lavangen kommune

 I et fullelektronisk arkiv som vårt Acos, blir sakene også avlevert elektronisk.  Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige.

 Verdidokumenter makuleres ikke, men arkiveres i støttearkiv.

 Avtaler som betraktes som verdidokumenter og skal oppbevares på papir, eks:

  • Tinglyste dokumenter
  • Målebrev
  • Forseglede avtaler
  • Pantobligasjoner
  • Kartforretninger
  • Utenlandske avtaler

I Lavangen har vi bestemt at alle kontrakter og avtaler skannes og original arkiveres på papir. Dette oppbevares i brannsikkert skap på servicekontoret.
Det er her viktig at kontrakter og avtalene skannes ferdig underskrevet. Etter skanning leverer de ulike etatene/avd den underskrevne avtalen til servicekontoret for arkivering.

For forseglede kontrakter og avtaler og store kontrakter og avtaler skannes kun første side og avtalen arkiveres i samme skap.

Acos: Når man skanner ett dokument, skal det skannes på sak, som I eller U og påføres kategori: "Avtale eller kontrakt"

Laster...