Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post

Formål:

Behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av inngående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Daglig. Ved behov.

Gode vaner i saksbehandlingssystemet

• Søk alltid i systemet før du oppretter ny sak – noen kan ha opprettet saken fra før og du kan produsere journalposter i denne. En sak kan benyttes av flere avdelinger og personer.
• Bruk fastsatte skriveregler for titler på saker, journalposter og vedlegg til journalposter som identifiserer innholdet i sak, journalpost eller saksdokument.
• Bruk skrivereglene og unngå at flere journalposter i samme sak, eller flere saksdokumenter i samme journalpost, får samme navn.

Husk!

Man får ikke mer ut av systemet enn hva man legger inn. Følg skrivereglene ved registrering av saker, journalposter og saksdokumenter og forhold deg til saksbehandlingsrutinene for å sikre en mest mulig likeartet saksbehandling.