Mottak og registrering av dokumenter

• Dokumenter (inklusiv epost) som arkivet skanner og registrerer, vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig for brukerne av systemet.
• Dokumenter som saksbehandlerne selv registrerer i eksisterende eller ny sak, vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig for brukerne av systemet.
• Alle andre dokumenter som den enkelte mottar direkte, skal sendes arkivet for skanning og registrering.

Hva er arkivverdig – still deg disse kontrollspørsmål:

• Har det verdi som dokumentasjon?
• Vil dokumentet bli etterspurt?
• Skal du ta en beslutning på bakgrunn av dokumentet?
• Skal du besvare?
• Har dokumentet rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon?

HVIS DU KAN SVARE JA PÅ ETT ELLER FLERE AV SPØRSMÅLENE SÅ ER DOKUMENTET ARKIVVERDIG OG SKAL JOURNALFØRES. ER DU I TVIL TA KONTAKT MED ARKIVET.

Behandling av mottatte dokumenter

• Mottatte dokumenter fordeles i henhold til Lavangen kommunes rutiner for fordeling av inngående post.
• Saksbehandler er ansvarlig for å følge opp egne restanser og vurdere hvordan disse skal behandles.
• Dokumenter som avskrives uten skriftlig svar avskrives ved å tas til etterretning eller ved å besvare pr. telefon. I tillegg skal samtalens innhold dokumenteres i form av en merknad. Ved behov for ytterligere dokumentasjon kan X-notat benyttes.
• Dokumenter som skal besvares skriftlig behandles ved at det opprettes et svarbrev eller delegert vedtak som avskriver restansen når dette ekspederes.
• Dersom dokumentet danner grunnlag for politisk behandling, oppretter saksbehandler et saksframlegg som meldes opp til møte i aktuelt politisk utvalg.

 Ekspedering av dokumenter

• Når saksbehandleren produserer et dokument som krever godkjenning, sendes dokumentet elektronisk til leder/fagansvarlig for godkjenning. Ved godkjenning foretar leder /fagansvarlig rettelser/kommentarer elektronisk og sender det godkjente dokumentet elektronisk tilbake til saksbehandler for ekspedering.
• Saksbehandler skal ekspedere dokumentet med eventuelle vedlegg ved bruk av Svar UT. Alternativt benyttes ekspedering pr e-post eller ved å skrive ut dokumentet og sende det på papir når det er nødvendig. Dokumenter som er elektronisk godkjent skal ikke ha underskrift før utsendelse.
• Arkivet kvalitetssikrer registreringen og journalfører.
• Journalførte dokumenter blir publisert på kommunen sin hjemmeside etter definerte regler. Både journalpostopplysninger og tekstdokumenter blir publiserte.