Rutiner for behandling av kontrakter og avtaler for Lavangen kommune
I et fullelektronisk arkiv som vårt Acos, blir sakene også avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige.
Verdidokumenter makuleres ikke, men arkiveres i støttearkiv.
Avtaler som betraktes som verdidokumenter og skal oppbevares på papir, eks:
- Tinglyste dokumenter
- Målebrev
- Forseglede avtaler
- Pantobligasjoner
- Kartforretninger
- Utenlandske avtaler
I Lavangen har vi bestemt at alle kontrakter og avtaler skannes og original arkiveres på papir. Dette oppbevares i brannsikkert skap på servicekontoret.
Det er her viktig at kontrakter og avtalene skannes ferdig underskrevet. Etter skanning leverer de ulike etatene/avd den underskrevne avtalen til servicekontoret for arkivering.
For forseglede kontrakter og avtaler og store kontrakter og avtaler skannes kun første side og avtalen arkiveres i samme skap.
Acos: Når man skanner ett dokument, skal det skannes på sak, som I eller U og påføres kategori: "Avtale eller kontrakt"
